• 大量以纸张形式保存的文件，包括新开户申请表、公司托收表、过户申请表、公司帐号更改申请表及用户的有效证件等；同时每天又会不断产生大量新的文档资料。
• 这些纸张文件传统采用手工方式进行分类、整理、立卷、归档、查询等日常管理，工作强度大，调阅困难，难以对公司各层次人员及客户的查询作出及时的响应，方法落后，难以与国际接轨，无法适应公司业务的不断发展。
• 档案库房已“纸满为患”并且随着文档数量的大幅度增加，必须寻找更多的库房存储，仓储费用及管理费用亦大幅增加；
• 原始档案调阅频繁，且无备份，极易发生原始件的丢失及损坏；对保障企业的利益造成隐患；
• 查询时间长，一旦归档错误，就很难再找到所需要的资料；
• 纸张文件在正常情况下很难做到永久保存，并极易受到水灾、火灾、虫鼠叮咬等威胁；因而造成不必要的损失；
• 档案资料没有数字化，不便于信息的共享，影像不能在现代电子网络上传输，无法满足办公现代化要求，更不能适应“电子商务时代”的需要。

• 在档案中心配置柯达高速文档扫描仪，柯达CDL光盘柜，信息影像管理软件。
• 将需扫描的文档集中整理后送到档案中心。由档案中心工作人员用柯达高速文档扫描，将纸张文档转换为电子影像。
• 经过数字化处理后的纸张档案，归档封存。由电子影像来提供方便快捷的查询服务。
• 文档影像按电话号码、用户姓名、开户日期等关键字属性建立索引，以方便以后调阅；当硬盘缓存区快满时，应将缓存区内容刻录到空白光盘，然后储存在光盘柜中提供网络共享。
• 用户通过局域网或广域网在标准的浏览器界面下，访问信息影像管理系统中的Web影像信息服务器，获取所需信息。

　　本方案充分考虑了通信局现有的文档的特点、结构及投资规模。采用先进的影像系统，具有集成方便、调阅快捷、保存安全等特点，大大提高了工作效率，是真正的企业级影像方案。